Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid
Sinds 24 april jongstleden geldt een spoedwet op grond waarvan een aantal wettelijke regelingen op het gebied van justitie en veiligheid tijdelijk zijn versoepeld om de verspreiding van COVID-19 te beperken.
De tijdelijke wet werkt terug tot 23 maart 2020 en geldt (vooralsnog) tot 1 september 2020. In de wet worden regelingen op een aantal deelterreinen aangepast. De spoedwet regelt onder meer het volgende.
Aandeelhouders kunnen de jaarlijkse algemene vergadering digitaal houden
Alle verenigingen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, naamloze en besloten vennootschappen zijn jaarlijks verplicht om een algemene vergadering te houden. Deze wordt meestal in het voorjaar gehouden, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar en betreft de vaststelling van jaarrekening, wordt het verlenen van decharge aan en de benoeming van bestuurders en commissarissen. De verplichtingen voor het houden van een algemene vergadering staan in het Burgerlijk Wetboek.
Om de verspreiding van COVID-19 te beperken kan het fysiek bijeenkomen voor een algemene vergadering van leden of aandeelhouders, maar ook van bestuurders, commissarissen en andere vergadergerechtigden zoals de accountant, onwenselijk zijn. Hoewel het Burgerlijk Wetboek elektronisch vergaderen en stemmen wel mogelijk maakt, hebben niet alle genoemde rechtspersonen deze mogelijkheid overgenomen in hun statuten. Om twijfel over de rechtsgeldigheid van genomen besluiten het niet-naleven van wettelijke termijnen te voorkomen staat de spoedwet tijdelijk afwijkingen van wet en statuten inzake het houden van fysieke vergaderingen en daarmee verband houdende termijnen en sancties toe.
Toegestaan worden tijdelijk afwijkingen ten aanzien van het houden van vergaderingen, wordt in uitstel van wettelijke termijnen voorzien en het zogenoemde ‘bewijsvermoeden’ voor bestuurdersaansprakelijkheid in faillissement tijdelijk beperkt.
Akten (zoals een testament) kunnen via audiovisuele middelen bij de notaris kunnen worden opgemaakt
Gelet op de beperkende maatregelen naar aanleiding van de uitbraak van COVD-19, kunnen mensen die bijvoorbeeld nog een testament willen maken, niet in persoon bij de notaris verschijnen en de akte ten overstaan van de notaris ondertekenen. Bij een testament kan geen gebruik worden gemaakt van een volmacht. Bij een hypotheekakte vereist de wet een authentieke (notariële) volmacht. Voor het maken van een testament in buitengewone omstandigheden bestaat weliswaar de wettelijke mogelijkheid van een noodtestament, maar dat biedt geen bruikbaar alternatief bij de huidige beperkende maatregelen.
Daarom regelt de spoedwet dat de notaris een akte mag verlijden met gebruikmaking van audiovisuele communicatiemiddelen in plaats van verschijning in persoon.
Bij het tot stand komen van een akte langs deze wijze dient de notaris wel de gebruikelijke zorgvuldigheid in acht te nemen. Hij kan dus alleen de akte verlijden als de verbinding goed is en ononderbroken verloopt. ook zal de notaris via de audiovisuele middelen die hij gebruikt, de identiteit van partijen bij de akte moeten kan vaststellen. tenslotte zal rechtstreekse communicatie in beeld en geluid tussen de notaris en andere betrokkenen mogelijk moeten zijn, zodat de notaris er zich van kan vergewissen dat de partijen de inhoud van de akte begrijpen en hierbij niet onder invloed van derden staan.